在市场经济的推动下，我国市场对事业单位的发展提出了全新的要求，而办公系统与智能档案管理之间的融合也就变得越来越关键。在事业单位的管理中，档案是对工作情况和活动轨迹进行记录，同时，也记录了事业单位的发展历程，因此，档案管理水平影响着事业单位的整体管理效率。随着互联网技术的不断发展，也就促进了自动化办公系统的应用。

目前的办公系统与档案管理整合中存在一些问题：

第一，办公软硬件方面存在差异性。虽然有一些单位已经实现了信息化和自动化的操作，但有的事业单位依旧采取传统的文档管理，所以在办公系统和智能档案管理方面，工作类型依旧存在差异性，计算器和服务器也存在着差异性。并且是否能掌握计算器和服务器的技术也具有不一定性。

第二，管理制度存在差异性。在工作中建立档案库，目的是为了方便管理档案以及方便查阅，但也就造成了档案公开性，而对于智能档案管理来说，最重要的就是要具有保密性，但对于办公系统的公开性质来说，档案管理的保密性就无法做到，所以对两者的融合来说就形成了极大的阻碍，使得统一管理制度不能实现。

第三，安全性低。因为管理制度的差异，办公系统具有公开性质，使得档案管理的安全性比较低，并且如果要进行人力登记管理的话，不仅会出现浪费人力的情况，还会出现安全性并不会大幅度提升的现象。

第四，人力资源浪费问题。在办公系统和智能档案管理融合工作过程中，单位会聘请专业的人才，人才必须要掌握计算机技术、办公理论知识等这类方面的技术，但事业单位还会聘请档案登记人员或者管理人员，那么事业单位就会产生人力资源浪费的问题。

对于事业单位来说，加强办公系统和智能档案管理之间势在必行，单位需要不断提高档案管理的工作水平，并且促进各项活动顺利进行，彰显出智能化和自动化的持续性发展，那么，不如用埃克萨斯智能钥匙柜来帮助事业单位实现这一目标。

首先，埃克萨斯智能钥匙柜帮助事业单位解决了硬件差异问题。柜体由冷轧钢制作，结实美观。而且，档案放置于档案室或者档案柜中，将钥匙进行统一的智能化管理，这样就可以使得办公系统和智能档案管理融合，消除工作类型、计算器和服务器存在的差异。并且使工作人员操作简单，管理方便。

其次，埃克萨斯智能钥匙柜帮助事业单位解决了制度差异问题。在现阶段事业单位的管理中，存在着保密性与公开性的相互对立的情况，无法保证资料的安全。但埃克萨斯智能钥匙柜的钥匙申请功能使得保密性与公开性同时存在。钥匙申请流程需要工作人员每次在使用钥匙前，在PC、手机、微信、网页4大平台进行申请需要的钥匙，申请完成后，管理员看到申请请求并且通过审核，便可以使工作人员即可完成钥匙领用。并且埃克萨斯智能钥匙柜的软件同样支持钥匙数据纪录的导出功能，用户只需要选择需要下载的纪录和选择的时间范围，便可以通过软件自动生成报表，保存到电脑上进行打印操作即可，是得数据透明化。

并且，埃克萨斯智能钥匙柜帮助事业单位解决了安全性低的问题。埃克萨斯智能钥匙会自动记录下钥匙的领用人、操作时间、钥匙信息、实际申请领用理由，并生成纪录。当用户需要对这些纪录进行查询时，可以使用埃克萨斯智能钥匙柜的PC端、网页端、手机APP进行钥匙纪录的查询。所以，当钥匙丢失的时候，管理员只需要在后台系统里面对钥匙进行查询即可，工作人员也可以通过软件的管理功能对某个钥匙的领用纪录进行查询，而且，埃克萨斯智能钥匙柜的柜体上端有监控器，24小时在线，并且在工作人员开启柜门的时候，进行拍照，可以在最短时间内寻找到拿取钥匙的关键人，从而判断钥匙的去向。

最后，埃克萨斯智能钥匙柜帮助事业单位解决了人力资源浪费的问题。埃克萨斯智能钥匙柜配套的系统，使得工作人员在埃克萨斯智能钥匙柜上进行操作时，可以使用软件对设备进行管理，足不出户，便可以看到设备的使用状况，运行状态。方便了管理员的管理，并且，在疫情当下，埃克萨斯智能钥匙柜的应用无疑使得工作人员减少了接触，保障了工作人员的安全。

智能化办公的持续发展，使得埃克萨斯智能钥匙柜的应用范围越来越广泛。