物业保管的备用钥匙主要为两种，一种是公共区域的钥匙，主要包括仓库、机房、物业管理服务中心管理用房的钥匙。另一种就是业主交由保留的备用钥匙。在新房装修的时候，由于有的业主不能经常到新房所在地开门，所以一般会和物业签订授权协议，把备用钥匙交由物业保存，以方便装修队进行工作。由于业主备用钥匙的安全和业主房屋的安全息息相关，所以物业需要对这些备用钥匙建立一个系统的管理制度。规范业主备用钥匙的管理规定，不仅可以防止丢失，也更方便于紧急情况下处理钥匙问题。

一. 保管：业主钥匙一般存放于物业保安室的E-Key5型智能钥匙柜中，由保安室值班人员进行看管，并由安保中心队长、保安班长负责对备用钥匙的保管进行监督。每日交接班过程中需核对钥匙状况，如有不在位钥匙，接班人需查看取还记录。

二. 借用程序：

1 .  外来人员到保安室，领用人进行签字并在值班人员指导下进行信息登记。如果领用人领出备用钥匙后不再继续存放，值班人员也应该进行相关记录。

2. 值班人员在手机端进行认证，选择要借用的钥匙，填写钥匙相关信息，并通过手机端软件向上级提交钥匙使用申请。

3. 管理处主任在PC端利用相关软件查看备用钥匙使用申请，并在核实信息后进行审批，赋予该值班人员钥匙使用权。

4. 钥匙使用申请被批准后，值班人员可以用ID卡、IC、指纹或人脸生物识别系统打开智能钥匙柜，根据闪烁的红色指示灯找到要取的钥匙。值班人员取出钥匙后应及时关闭柜门，否则会触发警报。

5. 值班人员取出钥匙后交给领用人使用，使用钥匙时应有分属不同部门的两人同时在场。钥匙使用完毕后需要在规定时间内归还，如果没有在规定时间内归还，系统就会自动提醒值班人员和管理处主任。

6. 在特殊情况下如断电等情况，值班人员可以通过应急手段打开钥匙柜，事后再补办相关手续。

三. 业主托管钥匙

业主如果需要将钥匙放于物业处托管，需要填写业主托管钥匙登记表并签名。

四. 信息记录

钥匙使用完毕后，如果经确认钥匙没有损坏或丢失，应及时注销领用人信息，避免导致个人信息泄露。

在领班人员交接时，应该对当日钥匙管理信息进行交涉。

管理员每周都要对钥匙使用情况进行统计，查看钥匙有没有损坏或丢失的情况。如果出现有钥匙逾期未还的现象，管理员要及时在PC端软件生成的报表中查找当时的钥匙领用人和值班人员，并和其进行交涉。如果发生钥匙丢失的现象，管理员则需要通过查看监控系统录像找到相关责任人，并按照相关管理办法对其违规行为进行处罚。