备用钥匙管理制度

一、目的

为应对突发情况、保障公司正常运转，避免因无法开锁等问题造成全体员工的财产损失，特制定本《备用钥匙管理制度》，本制度即日起开始执行。

二、适用范围

全体员工

三、职责

1. 行政部放置埃克萨斯E-Key5智能钥匙柜一台，使用随柜管理软件对各部门、设备等备用钥匙进行绑定。

1.jpg 智能钥匙柜E-Key5

2. 各部门统计相关钥匙使用人员信息；每个部门分配1人可取还备用钥匙权限；交由钥匙柜管理员录入人脸识别、指纹识别、IC用户卡。

3. 管理员根据手机端信息提示做好每日审批工作，非必要时不审批备用钥匙使用申请；每周调用管理平台取还记录，打印报表进行封存。

4. 财务部备用钥匙使用铅封丝与传感器绑定，除个别管理层及财务室人员外，不予授权使用。

5. IT部门每月对柜体内的监控硬盘机进行容量检查，确保可以储存30天以上的视频录像。

6. 高层管理人员轮值二级审批，当一级审批通过时，管理层可充分考量实际情况做出选择。
2.JPG 管理平台手机端

四、使用条件

1. 原使用钥匙丢失、损坏等原因需临时开锁、配钥匙。

2. 钥匙保管人未能及时到达公司或使用现场。

3. 重大灾害、紧急情况等不可抗力的因素出现时。

4. 其它原因需保障公司财产时。

五、操作规范流程

1. 被分配权限人员通过手机端登录自己的账户，在钥匙列表内选择需要使用的钥匙，填写使用时间、归还时间及原因后提交申请。

2. 经管理员在线审批通过后即可通过用户卡、指纹、人脸识别等方式验证开柜，如审批拒绝则无法打开柜门，需联系管理员询问。

3. 验证打开柜门后，申请的钥匙上方灯光亮起，这时可以取出并关闭柜门。其它未审批的钥匙无法拔出。

3.jpg 钥匙柜内部灯光

4. 超时未归还会通过手机端对使用人、管人员进行信息推送，需及时说明原因或归还钥匙。

5. 归还钥匙时插入任意的空位即可，设备会自动记录钥匙的位置。
六、处罚

有下列情节之一者，视情节严重给予100-500元/次的经济处罚，严重者可解除劳动合同并追究其法律责任：

1. 出借权限，帮无权人员申请备用钥匙者。

2. 非必要条件下经常无故申请备用钥匙者。

3. 不按时归还、忘记归还备用钥匙者。

4. 个人原因导致备用钥匙丢失者。

5. 非重大紧急情况下，以暴力、野蛮等方式使用、破坏智能钥匙柜者。

6. 以非法手段查看、留存钥匙取还历史记录者。

4.jpg 加装内置摄像头